Draaiboek

Er komt veel kijken bij de organisatie van een wielerevenement. Om deze organisatie in goede banen te leiden en makkelijk het overzicht te behouden over wat er allemaal moet gaan gebeuren, is het opstellen van een draaiboek zeer aan te raden. Zowel in de voorbereiding op het evenement als tijdens het evenement is het draaiboek de leidraad voor wat er wanneer moet gebeuren en welke personen voor welke zaken verantwoordelijk zijn. 

Naast een handleiding voor het opstellen van een draaiboek, vind je onderstaand ook een aantal draaiboeken die disciplinespecifiek zijn opgesteld. Uiteraard staat het je vrij deze draaiboeken zo aan te passen dat ze goed aansluiten bij je evenement. 

Aandachtspunten

  • Een draaiboek moet handzaam en overzichtelijk zijn. Ga niet teveel in op de details van bijvoorbeeld de bossen bloemen die besteld moeten worden, maar houd het kort.
  • Bedenk goed wie met het draaiboek uit de voeten moeten kunnen. Is het draaiboek alleen voor de organisatie, of moeten ook vrijwilligers een draaiboek krijgen? Stel, indien nodig, een apart draaiboek op voor vrijwilligers en andere mensen die slechts deels betrokken zijn bij het evenement.
  • Bespreek het draaiboek met de betrokkenen. Stel verantwoordelijken aan en stel de betrokken personen ervan op de hoogte dat zij vooraf of tijdens het evenement benaderd kunnen worden naar aanleiding van hun verantwoordelijkheden.
  • Kijk zowel tijdens de voorbereiding als na het evenement kritisch naar het draaiboek. Mist er iets? Is de structuur niet logisch? Pas het aan en gebruik het aangepaste draaiboek de jaren erna opnieuw. Zo wordt het draaiboek steeds beter en completer.
  • Besteed ook aandacht aan de minder leuke zaken die kunnen voorkomen, zoals ongevallen, noodweer of ongewenst gedrag. Mocht een van deze situaties toch voorkomen, dan is in elk geval goed duidelijk wat er moet gebeuren. Lees hiervoor ook verder over het calamiteitenplan.

Stappenplan

  • Kies een duidelijk onderwerp en doelgroep voor het draaiboek. Wordt het alleen een draaiboek voor de voorbereidingen of ook voor op de dag van het evenement? En wie moeten het draaiboek gebruiken? Alleen de organisatoren of ook de vrijwilligers?
  • Start met het draaiboek in Excel (handig voor het opmaken van tabellen) of Word (makkelijk bij het toevoegen van meer details) en begin met algemene informatie over het evenement.
  • Voeg van alle relevante aanwezigen gegevens toe als naam, emailadres en telefoonnummer. Denk hierbij ook aan externe organisaties die meehelpen aan het evenement.
  • Hierna volgt de uitwerking van het programma. Per programmaonderdeel kan toegevoegd worden welke benodigdheden hiervoor nodig zijn, waar deze vandaan komen, wie hier verantwoordelijk voor is en hoe het programmaonderdeel wordt afgesloten.

Meer informatie

Onderstaand zijn standaarddraaiboeken te downloaden voor evenementen in de disciplines Mountainbike, Weg, Veld, Baan en BMX. Per discipline is hier een toelichting aan gekoppeld met meer informatie over disciplinespecifieke zaken. 
Algemene zaken die terugkomen in de draaiboeken, zoals juryvergoedingen of de procedure voor het aanvragen van een wedstrijd, worden toegelicht in andere submenu's.
  • Standaard draaiboek BMX (volgt z.s.m)
  • Toelichting BMX (volgt z.s.m)