Bestuur

naar beneden

Een vereniging kan niet functioneren zonder een bestuur. Het bestuur geeft richting aan de vereniging, draagt de verantwoordelijkheid hiervoor, houdt contact met externe partijen en zorgt dat de staf aangestuurd wordt. Doordat het bestuur een sturende en delegerende rol heeft, kan het bestuur het overzicht houden en zich bezighouden met het richting geven aan de vereniging.

Bestuursfuncties

 Een aantal bestuursfuncties zijn noodzakelijk voor het goede functioneren van het bestuur en komen dan ook in elk bestuur terug.

• De voorzitter

De leidinggevende van de vereniging is de voorzitter. Deze zorgt voor een goede organisatie in het bestuur en binnen de vereniging en is verantwoordelijk voor het stellen en behalen van doelen.

• De secretaris

De administratie is in handen van de secretaris. Onder andere de post en ledenadministratie vallen onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en ook het verwerken van notulen en voorbereidingen op de ALV zijn de taak van de secretaris.

• De penningmeester

Alle financiële zaken liggen in de handen van de penningmeester. Het betalen van rekeningen, innen van contributie en het opstellen van de begroting vallen onder de verantwoordelijkheden van de penningmeester. Voor tips, informatie en nieuws aangaande penningmeesters kan gekeken worden op NL Penningmeester.

Hiernaast kan het bestuur nog uitgebreid worden met een aantal andere functies (commissarissen) of kan ervoor gekozen worden de andere functies in onder te brengen in aparte commissies. Zo kunnen voor de onderstaande zaken binnen een vereniging een apart aanspreekpunt aangesteld worden:

• PR & Communicatie
• Sponsoring
• Technische zaken (materiaal, onderhoud)
• Sporttechnische zaken (trainers, wedstrijden)
• Accommodatie
• Jeugd

Het wordt aangeraden om per functie een taakomschrijving op te stellen. Zo kunnen alle (bestuurs)leden zien wat hun taken zijn en weet men duidelijk welke zaken er geregeld moeten worden. Een uitgebreid overzicht van de taken per bestuursfunctie is al opgesteld door de Nederlandse Tafeltennisbond. Klik hier om de taakbeschrijvingen te bekijken. 

Het voordeel van commissies is dat deze groepen het bestuur veel werk uit handen kan nemen. Zo kunnen ze zelf een deelbegroting opstellen, plannen maken en deze uitvoeren. Hierdoor wordt het bestuur ontlast van een aantal taken en wordt het werk voor de commissieleden leuker doordat ze meer inspraak en verantwoordelijkheden hebben.

Heb je een nieuwe vereniging opgericht of wordt het hele bestuur vernieuwd? Kijk dan kritisch naar de eigenschappen van je vereniging (de grootte, de leeftijd van de leden, welke activiteiten je aanbiedt, wat je lange termijndoelen zijn) en stel op basis hiervan een organogram op dat past bij jouw verenigingsstructuur.

Let op het aantal lagen die in de structuur voorkomen. Een extra laag kan de uitvoering van taken verbeteren en gemakkelijker maken, maar kan er ook voor zorgen dat de kloof tussen het bestuur en de leden groter wordt of de structuur zo onoverzichtelijk wordt dat deze haar effectiviteit verliest.

 Het NOC*NSF heeft een hoofdstuk in het handboek wet- en regelgeving besteed aan het algemeen bestuur van een sportvereniging. Hierin wordt aandacht besteed aan onder meer de verantwoordelijkheden en bevoegdheid van de vereniging. Klik hier om dit document te openen. Lees ook verder op sport.nl om te ontdekken met welke regels en wetten sportbestuuders te maken kunnen krijgen. 

Functie-omschrijvingen

Het kan nuttig zijn om voor de eigen vereniging zwart op wit te zetten wat de functie-eisen zijn voor de verschillende functies. Dat geeft duidelijkheid voor de leden die actief zijn binnen de vereniging en geeft geïnteresseerden in een bestuursfunctie een duidelijk beeld van  wat er verwacht wordt van bestuursleden. In een dergelijk document kunnen de onderstaande zaken naar voren komen:

• De organogram van de vereniging;
• De bestaande functies, met daarbij informatie over:
  • Het doel van de functie;
  • De plek in de vereniging;
  • De functie-inhoud;
  • De verwachte tijdsbesteding;
  • De functie-eisen.

Doeltreffend vergaderen

Vergaderen met een grote groep kan soms erg lastig zijn. Mensen wijken af van de agenda, zeggen hun mening niet of willen deze juist koste wat het kost doordrukken, er wordt te lang of juist te kort doorgegaan op één onderwerp. Doeltreffend vergaderen is kortom lastiger dan het lijkt! Onderstaande aandachtspunten kunnen daarom helpen om zoveel mogelijk uit de vergadering te halen.

• Stel een agenda op;
• Sluit agendapunten af met een actie. Wie doet wat wanneer?
• Houd vast aan de agenda. Mochten er andere punten naar voren komen, noteer deze dan voor later in de vergadering.
• Laat iedereen zijn/haar mening vertellen, ook de zwijgzame leden
• Maak wanneer het kan gebruik van papier/ flap-overs om ideeën concreet en zichtbaar uit te werken
• Probeer discussies die tot niets leiden te vermijden en probeer anders dit om te draaien tot een brainstorm. Dit leidt vaak sneller tot resultaten. 

Samenstelling bestuur

Als bestuur mag je de vereniging te leiden en verbeteren. Om dat zo goed mogelijk te doen, is het belangrijk dat je als bestuur weet in welke richting alle neuzen staan. Daarom is het verstandig om een beleidsplan te hebben.

Regelmatig bestaan besturen uit personen die al jarenlang lid zijn van de vereniging en nog weten 'hoe het vroeger was'. Hoewel het heel goed is om mensen in het bestuur te hebben die het reilen en zeilen van de club kennen, kan een nieuw, jong gezicht in het bestuur met een frisse blik vaak met verassende plannen komen. Kijk daarom kritisch naar je eigen bestuur en maak waar nodig ruimte voor verjonging, vernieuwing, of waar binnen je bestuur ook maar behoefte aan is. Zo kan je ook denken aan de lengte van de bestuurstermijn; wellicht kan het verkorten hiervan tot bijvoorbeeld één jaar leiden tot meer dynamiek in het bestuur en dus ook in de club. Wil je ook aan de slag met de diversiteit binnen jouw bestuur? Bekijk dan ook eens deze handige toolkit van NOC*NSF.