Jaarverslag
Aan het einde van het jaar leg je als bestuur verantwoording af bij de algemene ledenvergadering over het verloop van het afgelopen jaar. Je doet verslag over wat er is gebeurd in het afgelopen jaar, wat het bestuur heeft gedaan en ook kijk je vooruit naar wat de plannen zijn op de korte termijn. Dit verslag van het afgelopen jaar wordt vaak op papier gezet en is daarmee het jaarverslag. Naast dat het jaarverslag dient als eigen evaluatie, is het kunnen presenteren van een jaarverslag ook een eis die door veel subsidiegevers wordt gesteld.
Een belangrijk onderdeel van het jaarverslag is de financiële verslaglegging. Dat houdt in dat ook op financieel gebied er toelichtingen worden gegeven over het verloop van het jaar. Verenigingen zijn hiertoe wettelijk verplicht. Officieel dient dit te gebeuren door middel van een raad van commissarissen, echter wordt deze controle vaak uitgevoerd door een kascontrolecommissie. Deze commissie moet vier documenten controleren, te weten een balans met bezittingen en schulden, de exploitatierekening met een toelichting hierop en een jaarverslag met niet-financiële aspecten.
Een jaarverslag is geen verzameling feitjes op chronologische volgorde, maar een lopend verhaal met een duidelijke lijn. Presenteer je het jaarverslag in geschreven vorm, verval dan niet in eindeloze rijtjes getallen, maar mak gebruik van visueel aantrekkelijke onderdelen zoals grafieken en plaatjes. Het jaarverslag sluit aan bij het beleidsplan; in het jaarverslag zie je de lijn die in het beleidsplan is uitgezet terug.
Aandachtspunten
Bij het schrijven van een jaarverslag zijn er een aantal punten van belang:
- De doelgroep. Voor wie schrijf je het jaarplan? Voor leden, sponsoren, de gemeente of alle partijen? Pas hier je inhoud op aan.
- De inhoud. Wat ga je vertellen? Een goede leidraad voor het jaarplan kan het beleidsplan zijn of de jaarplanning die opgesteld is in het voorgaande jaar. Zo zie je wat je plannen waren en wat je wilde bereiken. In het jaarverslag kun je vervolgens uiteenzetten in hoeverre je hierin bent geslaagd.
- De omvang. Hoe gedetailleerd ga je te werk? Realiseer je dat de concentratie van je lezer niet onbeperkt is. Vertel dus de belangrijke zaken en ga waar nodig in op de details, maar maak geen lange lappen tekst. Zo blijven de lezers geboeid en krijgen ze toch de belangrijkste informatie.
- De inhoud. Bedenk op voorhad op welke manier je de informatie presenteert. Dit hoeft niet op papier te zijn; ook kan je door middel van een powerpoint of filmpje je jaarverslag op een boeiende manier presenteren. Maak je je jaarverslag op papier, dan kun je werken volgens de onderstaande inhoud;
- Voorblad; met vermelding van de verenigingsnaam, het logo en het jaar waarop het verslag betrekking heeft
- Inhoudsopgave;
- Voorwoord met een toelichting waarom dit jaarverslag gepubliceerd wordt en waar het over gaat;
- Activiteiten; wat is er het afgelopen jaar gebeurd aan activiteiten en prestaties;
- Organisatie; hoe gaat het met de vereniging? Vertel hier over het ledenverloop, het bestuur en het kader.
- Externe contacten; Wat is de relatie met gemeentes, andere verenigingen en wat is de stand van zaken met de sponsoren?
- Financiën; Het financiële jaarverslag met onder meer de presentatie van de balans en de winst- en verliesrekening met eventueel toelichtingen op belangrijke verschillen. Ook wordt hier de begroting voor het komende jaar gepresenteerd. Het financiële jaarverslag dient te zijn goedgekeurd door de kascommissie.
- Conclusie: Welke doelen zijn er behaald, wat ging er goed en wat kan er beter?
- Vooruitblik: wat zijn de doelen voor de aankomende korte termijn?