Ledenadministratie
Voor elke vereniging is het een uitdaging om haar ledenbestand overzichtelijk en up-to-date te houden. Mede door het ledenbeheer in MijnKNWU wordt het beheren van leden makkelijker. Aansluitend hierop kun je een ander ledenbeheersysteem gebruiken. Tegenwoordig wordt deze service door verschillende bedrijven aangeboden. Kijk bij het zoeken naar een goed ledenadministratieprogramma naar in hoeverre het programma aansluit bij de grootte en complexiteit van de vereniging, de wensen die er zijn op het gebied van administratie en het gemak of de moeite waarmee het programma in gebruik genomen kan worden. Daarnaast werken veel ledenadministratiesystemen met een variabel kostenverloop; dat houdt in dat er naast een vast bedrag ook per lid een bepaald bedrag betaald moet worden. Neem dit mee in je overwegingen.
Analyse
Met een goed ledenadministratieprogramma zijn er veel zaken makkelijker om te monitoren en te analyseren. Hier kan je veel kennis uit halen over je ledenverloop. Denk hierbij onder meer aan de volgende dingen;
- Doelgroepenontwikkeling. Om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van verschillende leeftijdscategorieën, is het aan te raden om bij te houden hoe het verloop van de leden is. Dit kan door naast de algemene wedstrijdadministratie ook een apart bestand bij te houden met daarin het aantal leden per leeftijdscategorie, hoeveel hier jaarlijks bijkomen en weggaan en het aantal leden per geslacht. Op deze manier kunnen effecten van een ander beleid (bijv. het opstarten van een aparte vrouwentraining) makkelijker worden herkend (een grote stijging in het aantal vrouwelijke leden).
- De redenen van vertrek. Het is verstandig om leden bij vertrek te vragen een evaluatie in te vullen. Mocht de reden van vertrek bij de club liggen, dan is dit meteen duidelijk en kan er iets mee gedaan worden. Kijk voor een voorbeeld van een dergelijk formulier naar het ledentevredenheidsonderzoek.