Sponsorbeleid

naar beneden

Als vereniging heb je vaak te maken met verschillende sponsoren, die verschillen in hoe lang ze aan de club verbonden zijn, wat ze daarvoor terugverwachten en op welk moment de contracten aflopen of verlengd moeten worden.

Om het overzicht te houden over alle sponsoren en de gemaakte afspraken, is het aan te raden een aantal zaken duidelijk te structureren binnen je vereniging. Onderstaand zullen een aantal zaken besproken worden die je kunnen helpen de aanpak van sponsoring te verbeteren en structureren;

Een sponsorcommissie

Indien er binnen je vereniging nog geen sponsorcommissie bestaat, is het zeker aan te raden een sponsorcommissie op te richten. De sponsorcommissie kan veel taken overnemen op het gebied van sponsoring; zo kan een sponsorcommissie nieuwe sponsoren werven, contact onderhouden met bestaande sponsoren, administratie van sponsorcontracten aanleggen en onderhouden, een sponsorplan opstellen e.d. 

Kijk bij de selectie van leden voor de sponsorcommissie goed naar welke leden een commerciële achtergrond hebben, enthousiast zijn en dit enthousiasme over de sport en de club over kunnen brengen naar potentiële sponsoren.

Sponsorplan

Door het opstellen van een sponsorplan wordt de lijn en toekomstvisie duidelijker, waardoor het makkelijker wordt om concrete voorstellen te doen aan sponsoren en succesvollere sponsoren te werven. Het sponsorplan is meer dan alleen een ‘huishoudboekje’ van de sponsoren. Het is een beleidsplan op het gebied van sponsoring en gaat in op hoe de organisatie ingericht dient te worden om de gestelde doelen te bereiken.

In onderstaande opsomming wordt kort vermeld welke zaken er in een sponsorplan vermeld kunnen worden.

• Organisatie; wie is er binnen de club belast met het benaderen van en contact onderhouden met de sponsoren? Indien er een sponsorcommissie bestaat, kunnen de rollen van de sponsorcommissie hierin beschreven worden. Beschrijf de werkwijze van de sponsorcommissie en wat de relatie is tussen bestuur en sponsorcommissie.
• Introduceer de vereniging: wat is de historie en wat zijn de sterke punten van de vereniging? Elke vereniging heeft unieke aspecten die sponsoren kunnen aanspreken. Zoek deze op en benoem ze. Dit kan je ook doen door een SWOT-analyse uit te voeren, waarbij je kijkt naar de sterke en zwakke punten van de vereniging en ook de kansen en bedreigingen benoemt.
• Doel/visie; wat is de doelstelling op het gebied van de sponsoring? Wil je een stabiel sponsorenbestand hebben of de bestaande kern uitbreiden? Formeer deze doelen zo dat ze concreet zijn;
• Doelgroep; Voor welke groep zoek je sponsoren? De jeugdafdeling of de wedstrijdploeg? En welke doelgroep sponsoren past hierbij? Grote bedrijven of kleinere? En welke sector?
• Stappenplan benaderen nieuwe sponsoren: zet hier uiteen hoe nieuwe sponsoren benaderd worden. Begin bij het opstellen met een lijst van potentiele sponsoren en eindig bij het opstellen van het sponsorcontract.
• Mogelijkheden; stel een aantal standaard sponsorpakketten op waarbij besproken wordt wat de sponsor krijgt in ruil voor een bijdrage voor de club. Inventariseer hierbij welke promotiemogelijkheden er zijn voor de sponsoren (kleding/wagenpark/reclameborden langs parcours/website e.d.) en voor welke periode het wenselijk is om sponsoren vast te leggen.

Sponsorbeheer

Een cruciaal onderdeel van een goede relatie met je sponsoren ligt bij de administratie; houd een goed overzicht bij van wat er gebeurt op het gebied van sponsoring. Denk hierbij aan het bijhouden van start- en eindtijden van de sponsorcontracten, je totale inkomsten op jaarbasis en eventuele opmerkingen.

Omdat er vaak meerdere mensen in een sponsorcommissie zitting hebben en iedereen zijn eigen taken heeft, kan het verstandig zijn online een overzicht aan te leggen van deze gegevens, zodat iedereen deze aan kan passen. Dit kan door middel van het gebruik van bijvoorbeeld Google Docs of Dropbox, maar ook speciaal ontworpen tools als Sponsit kunnen bijdragen aan het overzichtelijk maken van de sponsoring.

Werven en binden

Het werven van sponsoren lukt een stuk beter wanneer het gestructureerd aangepakt wordt. Denk hierbij aan de volgende stappen;

1. Voordat je op zoek gaat naar sponsoren, is het belangrijk dat je weet wat je zoekt én wat je te bieden hebt. Dit staat allemaal in je sponsorplan.
2. In dit sponsorplan staan ook de verschillende sponsorpakketten beschreven. Werk deze indien nodig verder uit en pas ze aan naar gelang dit nodig is.
3. Selecteer potentiële sponsoren. Je bespaart jezelf veel onnodig werk en grote moeite door potentiële sponsoren duidelijk af te bakenen. Kijk hierbij naar de match die er is tussen de vereniging en het bedrijf (qua imago, doelstellingen, sector e.d.) en staar je niet blind op de winstrekening van een bedrijf. 
4. Stel vast hoe je het specifieke bedrijf het beste kunt benaderen. Bestaan er al connecties met het bedrijf? Ga je een brief sturen, nodig je ze uit voor een evenement of ga je meteen met ze om tafel zitten?
5. Wat doe je ná het eerste gesprek? Hoe ga je zorgen voor een aanbod op maat?
6. Is de tijd rijp om een overeenkomst te sluiten? Wat leg je precies vast? Bedenk ook hoe het proces verder verloopt. Denk hierbij aan een vast evaluatiemoment en hoe je de sponsor op de hoogte houdt. Het sleutelwoord hierbij is betrokkenheid: zorg ervoor dat sponsoren op de manier die zij het prettigst vinden op de hoogte worden gehouden van de activiteiten van de vereniging.