Wedstrijdtechnisch

naar beneden

Voordat men kan beginnen met het openen van de inschrijving, het regelen van dranghekken en inventariseren van de vrijwilligers, zijn er nog een aantal belangrijke zaken die onmisbaar zijn wanneer men een wedstrijd organiseert. Onderstaand een kort overzicht van een aantal dingen die zeker geregeld moeten zijn om de wedstrijd goed, veilig en vlot te laten verlopen.

Chipmeting

Tijdsregistratie gebeurt door middel van chips die gekoppeld zijn aan licentiehouders(m.u.v. de BMX-discipline). Deze chip wordt bevestigd   aan de fiets dan wel de enkel (veldrijden) van de deelnemer. Deze chip kan gehuurd of gekocht worden bij MyLaps en vervolgens geregistreerd worden via MijnKNWU. De jury is vervolgens verantwoordelijk voor het functioneren van de tijdsregistratie; bij de finish zullen zij de tijdsregistratie aanleggen en erop toezien dat alle deelnemers voorzien zijn van een correct gemonteerde en werkende chip.

In de BMX is er sprake van transponders die op de fiets bevestigd moeten worden (vaak geïntegreerd met stuurbord). Ook hier is de jury verantwoordelijk voor een verdere verwerking van de uitslag en de manier waarop de renners geclassificeerd worden.

Mijnknwu

Via MijnKNWU kan een wedstrijd aangevraagd worden, kunnen de deelnemers die zich reeds hebben aangemeld beheerd worden en kan achteraf de financiële afrekening verwerkt worden. Organisatoren verkrijgen via het secretariaat van de vereniging of stichting waarbij ze aangesloten zijn een inlogcode en hiermee kan alles rondom de wedstrijd ingevoerd en/of aangepast worden.

Jury

De jury in wedstrijden wordt opgesteld door de consul van het district waarin de wedstrijd plaatsvindt. Deze zal zoveel mogelijk een jurycorps opstellen dat uit de regio komt, tenzij de wedstrijd vereist dat er een ander jurycorps opgesteld staat.

De aangestelde jury is primair en ten volle verantwoordelijk voor een goed en veilig wedstijdverloop, het toepassen van  de geldende reglementen en aanvullende bepalingen in o.a. het draaiboek, een volledig dagklassement en zorgt i.s.m. de organisatie voor de huldiging en microfonist.

De juryvoorzitter ontvangt voor aanvang van de wedstrijd de technische gids en andere informatie omtrent de wedstrijd. 

Het jurycorps heeft een aantal zaken nodig om haar werk goed te kunnen doen. Ten eerste dient de jury te beschikken over een jurywagen. De jurywagen dient wind- en regendicht te zijn. Daarnaast moet de jurywagen voorzien zijn van rondenbord en bel, er dienen voldoende tafels en stoelen aanwezig te zijn. Daarnaast dient de microfonist hier beschikking te hebben over een draadloze microfoon. Een ingehuurde jurywagen bevat vaak alle zaken die benodigd zijn; kijk dit echter wel na om niet voor verrassingen te komen staan.

Om de noodzakelijke vergaderingen te kunnen houden, dient de organisatie dient aan de jury een aparte ruimte ter beschikking te stellen waar zowel voor als na de wedstrijd gebruik van kan maken.

Juryvergoedingen

De juryleden die opgesteld worden bij een wedstrijd ontvangen hiervoor een vergoeding. Deze vergoeding is een vast bedrag per dag met daarbovenop een kilometervergoeding. In het geval van een meerdaagse of evenement van een bijzonder niveau kunnen hier mogelijk kosten voor een overnachting bij op komen. De jurykosten worden vermeld in de Jaarlijkse Besluiten.

Ehbo

Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om te zorgen voor een adequate medische dienst. Hoe groot deze moet zijn, hangt af van het parcours en de discipline waarin de wedstrijd verreden wordt. In ieder geval dient er een arts aanwezig te zijn die medische zorg kan verlenen aan de deelnemers. Daarnaast moet een mogelijk snel transport naar het ziekenhuis worden gegarandeerd. Dit houdt in dat minstens één ambulance de wedstrijd volgt of op/nabij het wedstrijdterrein aanwezig is. De organisator dient de deelnemende ploegen ervan op de hoogte te brengen wat de dichtsbijzijnde ziekenhuizen zijn voor behandeling in geval van letstels.

Perszone

Om goed overzicht te houden over de aanwezige pers, en ervan verzekerd te zijn dat de pers de deelnemers niet hinderen, is het aan te raden aanwezige pers verplicht een accreditatie aan te laten vragen. Geef bij de wedstrijdadvertentie aan hoe pers zich aan kan melden voor een accreditatie en stel een plan op voor het afhalen/verspreiden van de perskaarten. Verdeel het parcours en de start/finishzone hierbij in perszones. Zo is duidelijk te bepalen welke pers tot welke delen van het parcours toegang heeft. Communiceer met vrijwilligers (verkeersregelaars/ commissarissen) waar de geaccrediteerde pers toegang tot mag hebben. De pers dient aanwijzingen van de organisatie op te volgen.

Bij de finish wordt vaak door middel van lijnen op het wegdek aangegeven waar de pers zich kan opstellen. Ook is het aan te raden het huldigingspodium zo op te stellen dat pers makkelijk zich in de buurt van het podium kan begeven. Houd hier rekening mee bij de inrichting van start/finishzone.

Vergunning

Alles staat of valt met een vergunning. Zonder een vergunning van de gemeente kan er geen wedstrijd verreden worden. De organisatie van een wedstrijd begint dan ook met het op orde maken van de benodigde vergunningen. Neem hiervoor contact op met de gemeente(s) waarin het evenement plaatsvindt. Zoek hierin ook contact met de sporttakverantwoordelijke van de KNWU; door middel van het toezenden van een ondersteunende brief kan de vergunning eerder verleend worden.

Promotie

Een goede promotie van het evenement kan het evenement naar nieuwe hoogtes brengen. Er zijn verschillende manieren om je evenement te promoten; zo kan je dat natuurlijk doen via de traditionele media als de krant, maar tegenwoordig bieden ook sociale media een groot bereik. Daarnaast kun je je evenement voor een grotere doelgroep aantrekkelijk maken door een mooi randprogramma op te stellen; zo kan het toevoegen van een Dikke Banden Race of Funklassewedstrijd niet alleen je publiek vergroten, maar je vergroot ook de betrokkenheid van omwonenden bij je wedstrijd. Hieronder staat in het kort wat informatie:

• Benader regionale media. Kies hierbij voor media die aansluit bij de doelgroep en nodig ze uit om aanwezig te zijn en/of stuur ze vooraf een persbericht;

• Voeg een Funklassewedstrijd toe aan je wedstrijd. Hiermee geef je meer mensen de kans om op een laagdrempelige manier kennis te maken met de wielersport en wordt het lokale draagvlak groter doordat ook omwonenden mee kunnen doen. Deelname staat vrij voor omwonenden binnen 25 kilometer die niet in het bezit zijn van een licentie Deze wedstrijd is maximaal 18 kilometer. Deelnemers dienen €3,- te betalen t.b.v. een verzekering bij de KNWU, meer inschrijfgeld vragen staat vrij. Het toevoegen van een Funklassewedstrijd aan je evenement is gratis. Meer weten? Neem dan contact op met de KNWU.

• Naast Funklassewedstrijden zijn er nog meer side-events die ervoor kunnen zorgen dat je wedstrijd meer publiek trekt en het draagvlak in de regio vergroot wordt. Hierbij kan ondermeer gedacht worden aan een Rabo Dikke Banden Race of side-events vanuit andere sporttakken, zoals een hardloopevenement.

• Reserveer geld in de begroting voor een actieve promotie van het evenement. Zoek de meest effectieve kanalen uit om je evenement meer bekendheid te geven; als je meer deelnemers wilt trekken, adverteer dan niet in een regionale krant, maar zoek het wielerpubliek op.